合志市栄のパソコン教室 SAKAEPC
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差し込み印刷 年賀状 |
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差し込み印刷では、「メイン文書」と「データファイル」が必要です。 この章の一部は前章「差し込み印刷 WordとExcelの連携」と重複しています。 メイン文書:ワードで年賀はがきの宛名書きを作成しています。 データファイル:エクセルで住所録を作成しています。 練習用ファイル[sasikominenga.docx],[jyuusyoroku.xlsx]←クリックして「名前を付けて保存」 ここではデスクトップに作成したフォルダ「営業」に、保存しています。 メイン文書の確認 |
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保存した練習用ファイルを開きましょう。 ここでは [いいえ] をクリックします。 図では windows 7 office 2010 で解説しています。 お年玉付き年賀はがき用ひな形(宛名書き)のサンプルです。 「テキストボックス」と「表」が配置されています。 郵便番号の位置合わせ 1 当該のテキストボックスをアクティブにする 2 「描画ツール[書式]」→3 「サイズグループ[サイズ]」→4 「レイアウト[位置]」→5 「水平方向,垂直方向」 「右方向の距離」,「下方向の距離」で調整し、終わったら各ダイアログを閉じます。他のテキストボックスの位置も同様に確認してください。 表のプロパティ(位置) 「余白」を「やや狭い」にしています。 「ページレイアウト」→[余白] 「表の位置」の「水平方向」の「基準」を、[余白]にしています。 表をアクティブにして、「表ツール[レイアウト]→[プロパティ]」→「表のプロパティ[表]→[位置]」→「表の位置_水平方向,垂直方向」 データファイルの確認 |
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保存した練習用ファイルを開きましょう。 住所録(データベース)のサンプルです。 「連名」は「セル内の改行」で行っています。 郵便番号は、ハイフォンを付けずに入力しています。 番地は半角で入力するので、ハイフンを含む数値が日付に変換されないよう、書式を変更しています。 差し込み印刷の設定 |
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メイン文書とデータファイルの連携 メイン文書(Word)の[差し込み文書]から[宛先の選択]→[既存のリストを使用] 「データファイルの選択」から保存先(ここでは[デスクトップ]の[営業]フォルダ)のデータファイル(Excel)を開く。 「テーブルの選択」から[住所録]を選んでいます。 選択したデータファイルのテーブルから、各差し込みフィールドの内容が差し込まれます。 図では[差し込みフィールド(配置済)の強調表示]を行っています。 上書き保存しておきます。 完了と差し込み |
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印刷用の新規文書ファイルを作成しましょう。 [差し込み文書]→「完了[完了と差し込み]」→[個々のドキュメントの編集] 図では「結果のプレビュー」を行っています。 「新規文書への差し込み」から、ここでは[すべて]を選んでいます。 新規文書ファイル「レータ1」が作成されます。 確認が終わったら、ここでは保存せずに閉じてください。 次の操作のために、メイン文書に「年賀状宛名書」と名前を付けて保存し、閉じてください。 メイン文書を開く |
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現在、データファイル[jyuusyoroku.xlsx]が開いています。先ほど作成したメイン文書[年賀状宛名書.docx]を開きましょう。 ここでは [はい] をクリックします。 データファイルのシート[住所録]から、各差し込みフィールドの内容が差し込まれます。 図では「結果のプレビュー」をOFFにしています。 |
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